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公安机关刑事案卷立卷规范(2021)
发布者:admin 发布时间:2021-03-24 16:21 阅读:
来源:独角法兽
 
公安机关刑事案卷立卷规范(2021)
 
公安机关刑事案卷,是公安机关对在办理刑事案件过程中形成的法律文书和证据材料,根据一定的顺序和要求组装后形成的案卷,是公安机关刑事执法办案水平和质量的重要体现。依照《中华人民共和国刑事诉讼法》《公安机关办理刑事案件程序规定》《关于印发<公安机关刑事法律文书式样(2012版)>的通知》《公安专业档案管理办法》《公安声像档案管理办法》(《关于修改和补充部分刑事法律文书式样的通知》)等规定,结合公安工作实际情况,制订本规范。
 
 
一、立卷基本规范
 
(一)刑事案件侦查终结后,应当将全部案卷材料加以整理,按照要求装订立卷。全部案卷材料,是指与案件有关的所有法律文书和证据材料。法律文书,包括对外使用的法律文书和内部审批使用的法律文书。证据材料,包括证明犯罪嫌疑人有罪、罪重、无罪、罪轻的证据材料。严禁隐匿、篡改、销毁应当入卷的文书材料。
与案件无关的文书材料,不得归入案卷。
(二)存入刑事案卷的法律文书和证据材料,必须是按照《中华人民共和国刑事诉讼法》和《公安机关办理刑事案件程序规定》等规定制作或者收集的文书材料。对于不符合法律规定或者没有按照法定程序制作与收集的文书和证据材料,应当进行补正,作出合理解释或者说明,否则不得作为证据使用。
(三)刑事案卷分为诉讼卷(又称正卷)和侦查工作卷(又称副卷)两大部分。诉讼卷主要包括对外使用的法律文书和证明案件事实的证据材料,组装后随案移送人民检察院,供诉讼使用。侦查工作卷主要包括不对外发生法律效力的内部审批文书、案件研究记录以及有保存价值但不需作为刑事诉讼证据使用的其他材料,装订后存档备查。
采取技术侦查制作的法律文书和获取的证据材料,作为证据使用的,应当将有关法律文书和证据材料归入诉讼卷随案移送,必要时单独立卷,标注密级;不作为证据使用的,归入侦查工作卷,不随案移送;与案件无关的材料必须及时销毁。
(四)侦查终结的案件,移送审查起诉时,可以对诉讼卷分文书卷、证据卷装订。
移送审查起诉的案件材料较少,适宜装订一卷的,可以将法律文书与证据材料按照先法律文书、后证据材料的顺序,装订一卷。
案件移送人民检察院审查起诉时,部分犯罪嫌疑人未归案需要另案处理的,应当复印相关文书及证据材料备用。
撤销刑事案件、终止侦查案件、不予立案案件,在归档管理时,不区分诉讼卷和侦查卷,按照先法律文书、后证据材料的顺序装订立卷。
已经暂停侦查工作不能及时侦查终结的案件,须归档管理的,侦查部门应当复印备案后,将原件材料不区分诉讼卷和侦查卷,按照先法律文书、后证据材料的顺序装订立卷;其中,全案只有报案笔录等少量材料的,可以多案装订成一卷,但应当在目录和案卷封面将案件名称标注清楚。
(五)侦查工作中涉及危害国家安全犯罪的案卷,诉讼卷在人民法院判决生效后,须退回公安机关的,由案件办理单位连同侦查卷一并移交所属公安机关档案部门;诉讼卷由人民检察院、人民法院等部门保管的,可以单独将侦查工作卷归档。
 
 
二、诉讼卷立卷规范
 
诉讼卷,是公安机关对侦查终结的案件,根据规定移送同级人民检察院审查起诉的案卷。诉讼卷可以分为诉讼文书卷和证据材料卷两类。
(一)诉讼文书卷立卷规范
在办理刑事案件过程中制作或者收集的反映诉讼程序以及采取强制措施的过程,对外产生法律效力的法律文书,如立案决定书、取保候审、监视居住决定书、拘留证、逮捕证等,应当归入诉讼文书卷。
诉讼文书卷按照下列顺序和要求立卷,卷内文书按照文书类别和制作时间先后排列:
1-卷内文书目录;
2-证明案件来源的文书,包括:接处警登记表、受案登记表、受案回执;
3-与立案、不予立案相关的文书,包括:立案决定书、不予立案通知书、刑事复议/复核决定书、人民检察院要求说明不立案理由通知书、不立案理由说明书、人民检察院通知立案书;
4-移送案件通知书、指定管辖决定书;
5-换押证(注:2014版);
6-对犯罪嫌疑人拘留、逮捕的相关法律文书,包括:拘留证、拘留通知书,延长拘留期限通知书;提请批准逮捕书(注:2020版)、要求复议意见书、提请复核意见书、人民检察院批准/不批准逮捕决定书、人民检察院复议/复核决定书,逮捕证、逮捕通知书、变更逮捕措施通知书,提请批准延长侦查羁押期限意见书、人民检察院批准/不批准延长侦查羁押期限决定书,变更羁押期限通知书(注:2014版);
7-变更强制措施申请、不予释放/变更强制措施通知书;
8-释放通知书、释放证明书;
9-入所健康检查表;
10-对犯罪嫌疑人取保候审、监视居住的相关法律文书及有关材料,包括:取保候审的书面申请材料,不予释放/变更强制措施通知书、释放通知书、取保候审决定书、保证人身份证明材料、取保候审保证书或收取保证金通知书回执、责令具结悔过决定书、悔过书、准许被取保候审人离开所居市县决定书(注:2014新增)、对保证人罚款决定书、没收保证金决定书、没收保证金通知书回执、解除取保候审决定书、退还保证金决定书、退还保证金通知书回执、对保证人处罚的相关文书、被取保候审人义务告知书、保存证件清单、监视居住决定书/执行通知书,指定居所监视居住通知书,解除监视居住决定书/通知书;
11-对人大代表/政协委员采取强制措施的许可证明材料或者报告、通报材料;
12-采取技术侦查措施决定书、执行技术侦查措施通知书、延长技术侦查措施期限决定书、解除技术侦查措施决定书;
13-回避相关文书,包括:申请回避的书面材料或者相关记录、回避/驳回申请回避决定书、不服驳回申请回避的复议申请材料、刑事复议决定书;
14-律师会见相关文书,包括:提供法律援助通知书、会见犯罪嫌疑人申请表、准予会见犯罪嫌疑人决定书、通知书,不准予会见犯罪嫌疑人决定书;
15-移送起诉告知书;
16-辩护律师意见;
17-死亡通知书、告知书;
18-结案后的相关文书,包括:终止侦查决定书、撤销案件决定书。
19-附带民事诉讼材料。
有多名犯罪嫌疑人的,应当将每名犯罪嫌疑人的法律文书分别集中在一起按照上述顺序排列;犯罪嫌疑人之间按照其在共同犯罪中作用和地位的不同,先主犯、后从犯排序。
起诉意见书(注:2020版)、没收违法所得意见书、强制医疗意见书不装入卷内,直接附卷移送人民检察院。
(二)证据材料卷立卷规范
对于侦查过程中采取讯问、询问、勘验、检查、搜查、查封、扣押、查询、冻结、调取证据、鉴定、辨认、通缉等侦查措施形成的法律文书和取得的证据材料,应当归入证据材料卷。
对于物证,应当随案移送,对不宜移送的,应当在依照规定妥善保管的同时,拍摄或者制作足以反映原物外形或者内容的照片、录像或者复制品,并附有关制作过程及原件、原物存放地点的文字说明入卷;书证,应当是原件,只有在取得原件确有困难时,才可以使用副本或者复制件。以书证的副本、复制件入卷的,应当附与原件核实无误的说明,或者经鉴定等方式证明其真实性的鉴定材料。以上说明材料,应当由制作人和物品持有人或者物品持有单位有关人员签名。
视听资料、电子数据,可以通过截图、照片、文字打印、文字翻译等形式转换,其原始载体应当妥善保管。视听资料、电子数据的原始载体必须移送的,应当放入资料袋中,并附移交清单及制作或者来源说明。对视听资料,制作说明中应当附有提取或者制作过程的说明,并写明制作人、持有人身份、制作时间、地点、条件和方法,并由制作人签名。对电子数据,应当附有提取过程及原始存储介质存放地点的说明,写明收集的程序、方式是否符合法律及有关技术规范等内容,并由提取人签名。
证据材料卷按照下列顺序和要求立卷:
1-卷内文书目录;
2-证明案件来源的有关材料,包括:报案材料、举报信、移送案件材料等;
3-犯罪嫌疑人基本情况(附照片)、户籍信息资料(如通过公安信息网系统打印,照片和身份信息与犯罪嫌疑人本人及其供述相符的,应当加盖办案单位印章,并注明制作时间、来源,由办案人员签名;照片和身份信息与犯罪嫌疑人本人及其供述不相符的,应当向犯罪嫌疑人户籍所在地公安机关核实信息并调取相关户籍信息等证据)、自然人主体的政治面貌、是否人大代表(政协委员)、国籍等特殊身份的证明,单位主体的身份证明及法定代表人、直接负责的主管人员和其他直接责任人员在单位的任职、职责、负责权限的证明;
4-犯罪嫌疑人归案(抓获)情况的说明;
5-继续盘问通知书、延长继续盘问时限审批表、当场(继续)盘问笔录、检查笔录;
6-提讯提解证(注:2014版);
7-犯罪嫌疑人供述或者辩解相关文书及材料,包括:传唤证、拘传证、传讯通知书、未成年人法定代理人到场通知书、犯罪嫌疑人诉讼权利义务告知书(注:2020版)、讯问笔录、犯罪嫌疑人亲笔供词、辨认笔录(含辨认照片及照片说明)、指认现场笔录及照片;
8-未成年犯罪嫌疑人社会调查报告;
9-被害人陈述材料,包括:询问通知书、未成年人法定代理人到场通知书、被害人诉讼权利义务告知书(注:2020版)、询问笔录、被害人亲笔证词、辨认笔录(含辨认照片及照片说明);
10-证人证言材料,包括:询问通知书、未成年证人法定代理人到场通知书、证人诉讼权利义务告知书(注:2020版)、询问笔录、证人亲笔证词、辨认笔录(含辨认照片及照片说明);
11-人身检查笔录,提取指纹信息、采集血液等生物样本的,要制作提取笔录或采集生物样本笔录;
12-物证照片及制作、保存说明,书证或者书证副本及制作说明,视听资料、电子数据,或者其转换复制证据及证明收集过程合法性的法律文书或者制作说明,并按照以下要求附收集物证、书证的相关法律文书:
(1)现场勘查过程中扣押一般物品、文件的,应当有现场勘验笔录,载明发现该证据的具体时间、地点和扣押的过程,并附扣押清单(注:2020版);
(2)搜查过程中扣押物品、文件的,应当有搜查证(执行拘留、逮捕过程中进行搜查的,可不附)、搜查笔录,载明发现该证据的具体时间、地点和扣押过程;
(3)扣押价值较高或者可能严重影响正常生产经营的财物的,应当有经县级以上公安机关负责人批准制作的扣押决定书,并附扣押笔录和扣押清单(注:2020版);
(4)非现场勘查、搜查过程中扣押一般财物的,应当有经办案部门负责人批准制作的扣押决定书,并附扣押笔录和扣押清单(注:2020版);
(5)调取证据的,应当有调取证据通知书、调取证据清单;接收证据的,应当有接收证据材料清单。
13-查封土地、房屋等不动产,或者船舶、航空器以及其他不宜移动的大型机器、设备等特定动产的,应当有查封决定书、查封笔录、查封清单(注:2020版)、协助查封通知书回执;同时扣押不动产、特定动产及其产权凭证、使用权凭证的,应当有扣押清单(注:2020版)、扣押笔录;
14-各类检验、鉴定相关文书资料,包括:解剖尸体通知书、鉴定聘请书、鉴定委托书、鉴定意见通知书,法医和DNA检验鉴定、司法精神病鉴定、文件检验鉴定、痕迹检验鉴定、理化检验鉴定、伤情鉴定、估价鉴定、会计鉴定、审计报告、出具鉴定意见和文书的鉴定机构和鉴定人资质证明文件复印件、准予补充鉴定/重新鉴定决定书(注:2014新增)、不准予补充鉴定/重新鉴定决定书(注:2014新增);
15-涉案财物的处理情况及去向的证明文件,包括:发还清单、随案移送清单、销毁清单、相关照片、见证人身份信息、解除查封冻结的相关文件、解除扣押邮件/电报通知书等;
16-现场勘验(复验)笔录、侦查实验笔录、现场图、现场照片、提取笔录等现场资料,见证人身份信息;
17-证明犯罪嫌疑人有自首、立功、前科以及其他法定或者酌定从重、从轻、减轻或者免除处罚情节的材料及证明材料来源的有关文书或者说明;
18-民事赔偿、赔礼道歉、被害人谅解(自愿和解)、达成和解协议的相关材料;
19-同案犯罪嫌疑人作另案处理、其他处理的相关证明材料及主要证据复印件;
20-其他需要移送的证据材料。
对同一犯罪嫌疑人的相关材料一般按照时间顺序排列,采取传唤、传讯措施通知犯罪嫌疑人到案接受讯问的,传唤证、传讯证应当与当次讯问笔录一同列入案卷,排在当次讯问笔录之前。
对涉及多名犯罪嫌疑人或多起案件,材料较多的,可对每个犯罪嫌疑人的供述和辩解及相关文书分别立卷;对其他材料,以每起案件为一个完整的组成部分,分别立卷,重罪在前,轻罪在后,同等罪的以时间先后排列。
对同一被害人、证人的询问笔录按照时间顺序排列,询问通知书排在当次询问笔录之前。
(三)补充侦查工作卷立卷规范
对于人民检察院退回补充侦查的案件,在补充侦查完毕后,另装订补充侦查工作卷,连同原案卷一并移送审查起诉。
补充侦查工作卷按照下列顺序立卷:
1-卷内目录;
2-换押证(注:2014版);
3-退回补充侦查决定书、补充侦查事项或提纲;
4-补充侦查报告书;
5-补充侦查阶段强制措施文书;
6-侦查措施文书及证据材料、照片(排放顺序按照证据材料卷执行)。
补充侦查卷也可以按照检察机关补充侦查提纲所列事项的顺序进行排列。补查提纲所列事项较多的,可以先分类合并,再将补查材料对应排列。
 
 
三、侦查工作卷立卷规范
 
(一)侦查工作卷立卷规范
公安机关不对外发生法律效力的内部审批文书、领导批示、案件研究记录、侦查方案与实施情况的材料以及其他有保存价值但不需要作为刑事诉讼证据的材料等应当归入侦查工作卷。
提请批准逮捕书、起诉意见书等主要诉讼文书应当制作副本,存入侦查工作卷备查。移送后仍需要保存、使用的文书材料,应当制作副本存入侦查工作卷备查。
不愿公开姓名的扭送人、报案人、控告人、举报人的有关材料,以及公安机关决定不公开证人、鉴定人、被害人的真实姓名、住址和工作单位等个人信息,而使用化名代替和其他需要保密的书面情况说明材料,应当单独立秘密侦查工作卷并标明密级。
侦查工作卷按照下列顺序立卷:
1-卷内文书目录;
2-呈请侦查终结报告书、起诉意见书底稿和副本,人民检察院起诉、不起诉的相关文书以及复议(复核)文书、报告,(人民法院)判决书、裁定书;
3-呈请撤销案件(终止侦查)报告书、撤销案件(终止侦查)决定书;
4-继续盘问审批表、延长继续盘问时限审批表复印件;
5-呈请立案(不予立案)报告书;
6-协查、通缉、边控类材料,包括:协查通报、呈请通缉报告书、呈请撤销通缉令报告书、呈请边控报告书、边控对象通知书、呈请撤销边控报告书、关于撤销边控的通知、在逃人员信息登记/撤销表、移送、接收证明、通缉令、撤销通缉令通知;
7-呈请强制措施类报告书,按照采取强制措施时间或办案环节的先后顺序排列入卷,含期限延长类、复议复核类所有报告书;
8-律师会见相关审批材料;
9-呈请采取侦查措施类报告,包括:呈请传唤(询问)报告书、呈请调取证据报告书、呈请侦查实验(复验、复查、搜查、检查)报告书,呈请查封/解除查封、扣押/解除扣押、查询、冻结/解除冻结报告书,呈请鉴定/(准予、不准予)重新鉴定/补充鉴定报告书;
10-接收证据材料清单、调取证据清单、扣押清单、登记保存清单、随案移送清单、发还清单、销毁清单等有关涉案财物的清单复副本;
11-呈请回避/驳回回避报告书;
12-不愿公开姓名和行为的扭送人、报案人、控告人、举报人的有关材料;
13-侦查方案、讯问计划,案件汇报提纲、案件讨论记录;
14-人民检察院检察建议书、纠正违法通知书;
15-机关事业单位工作人员被采取/解除刑事强制措施情况告知书、机关事业单位工作人员涉嫌犯罪撤销案件/终止侦查情况告知书回执(注:2015年增)。
16-其他需要保存并能反映侦查活动的材料,包括:有关案件线索转交通知单、移送清单,先期采取行政措施的有关文书、材料,案件审核、研究的其他材料等。
(二)秘密侦查工作卷立卷规范
公安机关在办理刑事案件过程中,涉及的人员信息、技术侦查的工作措施和工作资料等,需要保密的,应当归入秘密侦查工作卷。
秘密侦查工作卷按照下列顺序立卷:
1-卷内文书目录;
2-受案登记表、立案决定书(复印件);
3-提供案件线索的特情、耳目身份材料及审批材料;
4-需要保密的报案人、控告人、举报人等相关人员信息及使用化名的情况说明等;
5-需要保密的证人信息及使用化名的情况说明等;
6-采取技术侦查措施的有关材料,包括:
(1)延长技术侦查措施期限审批报告,采取技术侦查措施决定书、延长技术侦查措施期限决定书;
(2)解除技术侦查措施审批报告、解除技术侦查措施决定书;
(3)采取技术侦查措施的请示、批示、办案协作等材料;
(4)采取侦查人员隐匿身份和控制下交付侦查手段,需要保密的资料;
(5)采取技术侦查措施获得的案件相关材料;
(6)采取技术侦查措施获得的与案件无关材料的销毁记录。
 
 
四、立卷技术规范
 
(一)卷内文书材料页号编写规范
卷内文书材料页号,即页码编号,是指每张(或者每页)文书材料在卷内所处的位置。卷内文书材料的排列次序固定后,应当编写卷内文书材料的页号。
每一完整案卷,如证据材料卷,一律从卷内文书目录后的第一份文书材料开始,以数字“1”开始编排页号。分卷装订的,应当单独编号。
编写卷内文书材料页号,应当以页为单位编号,即一页编一个号,没有文字记载的空白页,不编号。
例如,一张文书材料只有单面有内容,另一面是空白页,就仅对有内容的页面编写页号。如果一张文书材料的正背面均有文字、图表等内容,其正面和背面均应当编写页号,各编为一页。例如,正面的页号是“5”,其背面的页号即为“6”。卷内的便条、小纸条、信封等,只要有文字(包括符号、图画等)的,都应当编写页号。
编写页号要准确,不能漏编,也不能编重号。
编写页号的位置要适当。页号应当标注在每页的右上角。文字材料背面有内容的,背面页号应当标注在该面的左上角。
编写页号,一律使用阿拉伯数字,即1、2、3、4……。
有些书证以及其他不便于在上面直接编写页号的文书材料,应当用牛皮纸袋装好,并在纸袋上注明“内有材料××页”,然后在纸袋上编上统一的页号。同时,可以在纸袋上作必要的说明。
对提请批准逮捕或者未侦查终结的案件装订立卷时,可以用铅笔编写页号;移送起诉、撤销案件(终止侦查)、不予立案的案件,应当规范编写页号,保持页面整洁。
(二)卷内文书目录制作规范
卷内文书目录,是按照卷内文书材料的次序编排以供查找的文书材料的目录,不是一种法律文书。登记卷内文书目录,应当在卷内文书材料排列顺序、位置固定并编好页号以后进行。登记时,字迹要清晰、工整、不能潦草。
现行的卷内文书目录由序号、责任者、文号、标题、日期、页号、备注七项组成。
序号。序号是对卷内文书材料按照排列顺序进行的编号。一份文书材料编一个号,用阿拉伯数字按照1、2、3、4……的顺序编排并填写,如起诉意见书无论有多少页,只能编一个序号。同类证据有多份的,应当分别编号,如对同一犯罪嫌疑人有多份讯问笔录的,应当按照讯问时间先后分别编号、排列。
责任者。责任者是指制发文书的单位或者个人。文书材料上加盖印章的,责任者应当填写加盖印章的机关名称。例如,提请批准逮捕书、逮捕证、起诉意见书、提请复核意见书等,其责任者是制作该文书的机关(即××市、县公安局)。对没有印章的,如笔录类文书,其责任者是记录人或者询(讯)问人。亲笔供词、亲笔证词等,其责任者是书写人(即犯罪嫌疑人或者证人)。
文号。卷内文书材料有文号的,填写相应的发文字号,如拘留证的文号为×公(×)刑拘字〔20××〕××号。
标题。标题是卷内文书材料的名称。文书材料有标题的,要原文照录,不要随意更改和简化。没有标题的,应当根据其内容,准确地概括出主题作为标题。概括的标题要清楚、简要。对于选择性标题,应当把不需要的内容删去。
日期。日期是文书制作完毕的年、月、日,即成文日期,以文件落款的日期为准,填写8位阿拉伯数字。例如,拘留证的落款日期为二〇一四年六月十二日,其卷内目录的相应栏内应当填写“20140612”。
页号。页号是指卷内文书材料所在的首页码。对于文书材料只有一页的,应当在相应的“页号”栏内填写该文书材料在案卷中的页号。一份文书材料有两页以上的,应当在相应的“页号”栏内填写起止号及文件首尾页在案卷中的页号。例如,拘留证在第5页上,那么它的页码为5;讯问笔录在案卷中的页次排列是从20页到28页,填写页号时,应当填写“20—28”。
备注。备注用以注明卷内文书材料中需要特别说明的问题,以便有关人员查阅材料时参考。例如,对复制(印)件,应当在该文书材料对应的“备注”栏内注明“复制(印)件”。
(三)卷内备考表制作规范
卷内备考表,是反映卷内文书材料状况的记录单。无论保管期限长短,案卷内均要求有卷内备考表。卷内备考表置于卷尾,填写项目包括:本案卷情况说明、立卷人、检查人、案件承办人、立卷时间。
本案卷情况说明:应当填写卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁及不宜装订入卷的文书材料的情况说明等,案卷装订移交后发生或者发现的问题由有关的档案管理员填写并签名标注时间。
立卷人:完成立卷时,由立卷者签名。
检查人:由案卷质量检查者、审核者签名。
立卷时间:填写立卷完成时的日期,具体到年、月、日。
(四)案卷封面制作规范
案卷封面,又称封一,是指装订成册的案卷的最外面的一层或一页。制作时,诉讼卷的封面和封底统一使用公安部规范的牛皮纸规格和式样,侦查工作卷的封皮统一使用公安档案部门规定的无酸卷皮规格和式样。案卷封面应当用能够长久保持字迹的中性笔、毛笔、钢笔填写或者电脑打印,字迹要工整、清晰。
案卷的种类。根据需要填写诉讼文书卷、证据材料卷或者侦查工作卷。
案件名称。填写侦查终结时确定的案件名称。一人一罪的,填写犯罪嫌疑人姓名+案件性质+案,如“马××故意杀人案”;一人数罪的,填写姓名+由重罪到轻罪的所有罪名;共同犯罪的,填写主犯姓名等+案件性质+案;集团犯罪的,填写首要分子姓名+集团案。
案件编号。填写立案时确定的案件编号。
犯罪嫌疑人姓名。是指本案犯罪嫌疑人的姓名。单独作案的,写明本案的犯罪嫌疑人姓名。有多名犯罪嫌疑人的,按照其在共同犯罪中的作用和地位依次填写,先主犯、后从犯等。
立案时间。填写立案决定书上的立案时间。
结案时间。填写结案报告书上领导批示同意的时间。
立卷单位。是指装订案卷的单位,也即办案公安机关。一般应当填写本单位名称,不填内设部门的名称。
立卷人。是指整理装订案卷的人。一般情况下,办案人员就是立卷人。办案人员与立卷人不一致的,谁立卷谁即为立卷人。
审核人。是指负责对案卷把关的办案单位负责人。
侦查案卷封面项目应当按照公安档案部门填写类别名称、案卷题名、卷内文件起止时间、保管期限、卷数、页数、立卷单位。
(五)组装案卷规范
组装案卷,是立卷的最后一道工序。案卷各部分的排列格式为:案卷封面—卷内文书目录—文书—备考表—封底。具体要求如下:
为了便于保存和防止破损,在装订前要把文书材料上的订书钉、大头针、回形针等金属去掉。
对于大小不一的文书材料以及其他不便装订的材料,要进行加工裱糊。过大的文书材料可以折叠,过小的文书材料要进行托裱。裱糊时要用胶水,不要使用糨糊,以防虫蛀。对于那些已破损而又不便裱糊的重要材料,可用牛皮纸袋等保管。
有的文书材料是用铅笔或圆珠笔制作的,但又不能重新制作,为了长期保存,应当将原件复制一份,放在原件之后,另编张次。
案卷内的照片(包括底片)应当有文字说明。照片和文字说明是相辅相成、互不可缺的,是密不可分的整体,否则照片就失去保存和证明作用。
装订案卷每册以200页(厚度10至20毫米)以内为宜,如果材料较多,可立一、二、三……分册。共同犯罪案件的立卷,除主卷(是指共同犯罪事实部分)外,每个犯罪嫌疑人可分别立卷,在案卷上注明××集团××犯罪嫌疑人。
装订案卷,应当使用装订档案的专用线绳。
装订案卷时,要将文书材料下边和右边取齐,最好能将上下左右都取齐,在案卷左侧距左沿1.5厘米处打线孔,用线绳三点一线连接,每两孔之间的距离以10厘米左右为宜。装订案卷要达到整齐、美观、坚固、不压字。不得为了追求案卷的外表美观,而将案件材料文字切掉。
对于一些不能装订入卷的证明材料,应当单独立卷保管。
 
 
 
 
 
 
 

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